agosto, 2015

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Cómo llevar la contabilidad de un Bar

A la hora de regentar un bar, son muchas las tareas que debemos gestionar además de estar detrás de la barra. Una de las más importantes y a la vez laboriosas es llevar la contabilidad del negocio, para tener un control total de los ingresos y gastos y poder después presentar las cuentas ante la Administración pertinente. En este artículo de te explicamos más acerca de cómo llevar la contabilidad de un bar.

Contabilidad 

Es recomendable externalizarlo, la contabilidad la suelen llevar, las asesorías fiscales, los servicios que incluyen son:

  1. Recogida de documentación necesaria para procesar y analizar la contabilidad.
  2. Verificación y control de los bancos, proveedores…
  3. Presentación ante el Registro Mercantil de los Libros Contables de tu empresa para legalizarlos
  4. Elaboración de la cuentas Anuales y presentación ante el registro mercantil.
El coste del servicio mensual suele rondar de 150€ a 250€, depende muchas veces del volumen. Ojo, la mayoría de las asesorías fiscales no te va a decir como llevar o mejorar tu negocio, simplemente llevarán las cuentas en base a los datos que les facilites. Busca alguna dónde tengan experiencia real de empresa y te puedan ayudar.
La Tesorería

La puedes llevar tu directamente en una simple hoja de excel (en Assesor.es te la proporcionamos) en la que puedes apuntar tus ingresos y tus gastos, varias recomendaciones:

1. Apunta cada día todos los ingresos y los gastos:
  • Ingresos: Todo el dinero que factures en el día, también debes tener en cuenta, ingresos extras: maquinas tragaperras, tabaco etc.
  • Gastos: Apunta todos los gastos, pide ticket de todo y mejor si te dan factura, para pedir factura recuerda que son necesarios los datos de la empresa y razón social y que la factura vaya con los datos de tu empresa.
2. Organizarlo en una sencilla tabla de excel que te da múltiples opciones sencillas y avanzadas, según tu pericia y tus necesidades del momento.
3. Se constante y ordenado/a, a diario los proveedores te entregaran un albarán o nota con el pedido que te entregan y al final del mes una factura que te enviaran con el resumen de todos los albaranes, cualquier incidencia, apuntala en el albarán para comunicarle la incidencia a final de mes, si no lo puedes hacer a diario.
4. El banco, te recomendamos, que te des de alta en su servicio de internet, aunque tenga algún coste, ya que la mayoría de los pagos los tienes que domiciliar y además te facilitará muchísimo tu gestión y la de la asesoría fiscal.
5. Los suministros debes de tenerlos también controlados, luz, agua, teléfono, gas… recuerda que alguno no es mensual, por lo que deberás tenerlo en cuenta tanto para preveer el gasto del mes siguiente como para contabilizar la factura.
6. Entre el 10 y 15 de cada mes, como muy tarde, cierra y contabiliza el mes anterior, para que no se te acumulen facturas. El mes suele ser la unidad para contabilizar y organizar tus facturas, por proveedores y en archivadores, en los que puedes apuntar en letra clara y grande el mes y el año. Te recomiendo que te compres un escaner y digitalices las facturas para guardarlas en tu ordenador, es muy fácil y sencillo y enviárselas a la asesoría fiscal en este formato electrónico, merece la pena el tiempo y el gasto invertido.
7. Para contabilizar la factura y que no te líes se tiene en cuenta la fecha de emisión no la de cobro por banco. Lo normal es los proveedores emitan la factura el 30 del mes y te cobren el 15 o el 30 del mes siguiente.

Siete errores habituales al pedir financiación

Un emprendedor nunca lo tendrá fácil para conseguir financiación, precisamente porque sólo tiene una idea que piensa que puede ser un negocio. Por eso, hay que saber ‘vender’ muy bien el proyecto a la entidad financiera. Y ser muy prudentes con los números, porque muchas empresas de nueva creación no logran sobrevivir no porque no hayan obtenido financiación, sino porque no han sido capaces de hacer bien los números.

Un banco, o cualquier otra entidad que te preste financiación para poner en marcha tu idea, no sólo necesita saber cómo vas a devolver ese dinero, sino que además tiene que comprobar que tu endeudamiento no es excesivo, y que la viabilidad de la empresa está si no garantizada al menos encarrilada.

Tanto si eres una empresa ya existente como si eres un emprendedor, a la hora de solicitar financiación, hay que evitar cometer errores que echen al banco o a los inversores para atrás. Los errores más habituales en financiación para empresas y/o emprendedores son:

1.-No tener un buen plan de negocio. Es la equivocación más frecuente, sobre todo porque el emprendedor lo que tiene es una idea, y mucha fe y entusiasmo en ella, no tiene por qué ser un experto en números. El problema es que el banco, o cualquier inversor o financiador, antes de poner un euro en tu proyecto quiere saber si tiene visos de éxito, si va a generar el suficiente negocio como para que seas capaz de devolver la financiación solicitada. Con una buena idea solamente no vas a conseguir financiación.

2.- No conocer el mercado: La idea que tienes puede ser muy buena, pero necesitas contrastarla con el mercado, si hay ya productos o servicios similares, si de verdad mejoras a la competencia, si existe demanda para lo que quieres lanzar.

3.- No tener suficiente experiencia: en la medida que puedas, rodéate de personas con experiencia en sacar negocios adelante para consolidar tu proyecto. Tu equipo debe tener experiencia y conocimiento del mercado y también de la financiación y de la gestión de la tesorería. La experiencia es la mejor garantía para el entusiasmo del emprendedor. Y uno de los aspectos que más tendrán en cuenta el banco o el inversor a la hora de embarcarse en tu proyecto.

4.- El exceso de optimismo. Es otra de las equivocaciones más habituales en un emprendedor, y una de las razones más frecuentes alegadas para rechazar financiación. Una cuestión es tener mucha fe en tu idea, y otra muy distinta es ser excesivamente optimista en previsiones de ventas, resultados, y tesorería. Esta actitud pone de manifiesto que no eres prudente financieramente (lo que asusta a cualquier inversor) y que además no conoces el mercado, ni tienes suficiente experiencia.

5.- No aportar contratos con clientes. Obviamente, un banco, cualquier entidad o institución que proporcione financiación, lo primero que quiere ver son datos palpables, comprobables. Si tu idea ha conseguido ya atraer inversores o clientes, la mejor forma de conseguir financiación es mostrando esos contratos. Aunque sean sólo precontratos o compromisos de compra, esos datos ayudan a tener una idea fehaciente de cómo está evolucionando la empresa.

6.- No aportar dinero propio. Es un error de bulto. ¿Cómo pretendes que el banco o un inversor pongan dinero en tu proyecto, cuando ni tú mismo arriesgas un euro en la aventura?

7. Engañar para obtener la financiación. Los bancos están acostumbrados a cruzar datos, así que no hay mejor motivo para rechazar una petición de crédito que descubrir que lo que has aportado sobre tu proyecto no se corresponde con la realidad. Te puedes equivocar en las previsiones de ventas, pero no puedes entregar a quien quieres que financie tu proyecto datos falsos.

 

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